TKO - mehr als ein Kalender

TKO-Traukalender

"Was kann der TKO-Traukalender mehr als eine allgemeine Online-Terminverwaltung, die wir bereits im Bürgerbüro nutzen?"

Der TKO-Traukalender bietet spezialisierte Funktionen, die über die allgemeine Terminverwaltung hinausgehen und speziell auf die Bedürfnisse von Standesämtern zugeschnitten sind. TKO-Traukalender bietet so einen außergewöhnlichen Bürgerservice und bringt eine hohe Zeiteinsparung im Standesamt.

TKO-Traukalender ist für jede Einwohnerzahl, Anzahl der Trauungen, Anzahl der Trau- oder Sondertrauorte geeignet.

Ein faires Preismodell ermöglicht die Nutzung von TKO für alle.

Wir freuen uns auf Ihre persönliche Kontaktaufnahme!

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Echter Online-Bürgerservice

Welche Vorteile haben Bürger:innen mit TKO?

Den Bürger:innen präsentiert sich TKO in einer bedienerfreundlichen Oberfläche, die sich auf allen Endgeräten wie Smartphone, Tablet oder Desktop optimal bedienen lässt.

Bürger:innen erhalten den Überblick über die Trauorte und entsprechend der gemachten Angaben verfügbare Trautermine und können so ihren Wunschtermin reservieren und ggf. anfallende Gebühren online bezahlen.

Per E-Mail oder Bürgerpostfach wird der erfolgreiche Eingang der Reservierung dem Paar bestätigt und auf die ggf. nächsten Schritte hingewiesen.

Automatische Erinnerungen an z. B. die Anmeldung der Eheschließung werden von TKO fristgerecht versendet.

Echte digitale Unterstützung

Vorteile im Standesamt

Das Standesamt behält über ein umfangreiches Regelwerk die Kontrolle über angebotene Trautermine. Ganz individuell, so wie es Ihr Standesamt benötigt für jeden Trauort separat einstellbar.

Abhängigkeiten zwischen Trauorten, Wegezeiten oder Feiertage, alles in TKO abbildbar.

Die Bearbeitung der Trautermine erfolgt in TKO. Statuswechsel dokumentieren den jeweiligen Fortschritt und Stand. Dokumente können hinterlegt werden und die Standesbeamt:innen zur Trauung hinterlegt werden. Diese werden automatisch informiert, auch bei Terminverlegungen.

Die gesamte Terminbearbeitung erfolgt in übersichtlichen Eingabemasken, sodass eine schnelle Einarbeitung gewährleistet ist.

Eine Auswahl der Funktionen

Ihre Vorteile auf einen Blick

Browserbasiert

Rein webbasierte Lösung für die Planung und Verwaltung von Trauterminen in den Standesämtern.

Zentral Verfügbar

Alle Informationen für eine Trauung zentral verfügbar und dokumentiert.

Kontrolle

Bürger:innen können freie Trautermine immer aktuell reservieren, bei voller Kontrolle des Terminangebots durch das Standesamt.

Übersichtlich

Übersichtliche Statusanzeige pro Termin mit Farbskala zur schnellen Übersicht. Tages- und Wochenkalender zur Übersicht über alle Trautermine auf einen Blick.

Automatisierte E-Mails

Automatisierte E-Mail Kommunikation mit Bürger:innen für Reservierungseingang und automatische Fristerinnerung.

Benachrichtigungen

Individuelle Benachrichtigungstexte für eine individuelle Kommunikation mit dem Bürger.

Errinnerungen

Erinnerung an nicht bearbeitete Termine oder Fristüberschreitungen.

Regeleditor

Intuitiver Regeleditor zur Abbildung Ihrer individuellen Terminvergaberegeln.

Blockbuchungen

Blockbuchungen verhindern Terminlücken an Trautagen. Individuell pro Trauort und nach Datum konfigurierbar.

Kalendersysteme

Übertragung der Termine in bestehende Kalendersysteme (z. B. MS Outlook®/Notes®) erfolgt automatisiert.

Export

Umfangreiche Exportmöglichkeiten zur Weiterverarbeitung der Daten.

E-Pay

E-Payment Anbindung z. B. über ePayBL, Girosolution, pmPayment. Sämtiche gängigen Zahlungsanbieter sind integrierbar.

BundID

Eine TKO Integration mit der BundID ist möglich. Damit können persönliche Daten vorbefüllt werden.

Sicherheit

Verschlüsselte Übertragung der Daten und gesicherter Zugang auf die Verwaltungsansicht durch Passwort, 2-Faktor-Authentifizierung und Beschränkung auf das Behördennetz.

EU-DS-GVO konform

EU-DS-GVO konforme Löschung von Personendaten nach Durchführung der Eheschließung durch Anonymisierung.

Hosting

Hosting am Serverstandort Deutschland. ISO27001 zertifiziert.

Erste Eindrücke

Ein Blick auf TKO

Auch bei den Kosten machen wir es einfach und übersichtlich:

Die Kosten für die einmalige Nutzungslizenz für TKO berechnen sich nach der Einwohnerzahl Ihrer Stadt.
Die Projektierung erfolgt effizient und schnell, das spart Zeit bei Ihnen und bei uns. Kosten entstehen für die Grundkonfiguration von TKO und je nach nach Anzahl der Trauorte.
TKO kann modular erweitert werden um weitere Funktionen. Diese können jederzeit nachinstalliert und konfiguriert werden.
Laufende Kosten entstehen für den Betrieb in der TKO Cloud und für Softwareupdates.

Ich möchte mehr zu den Kosten erfahren

Stimmen von echten Nutzer:Innen

"Ohne Online-Traukalender geht es nicht mehr. Seit der Einführung im Oktober 2021 haben wir mittlerweile eine Online-Reservierungsquote von über 90 %. Neben der positiven Resonanz der Hochzeitspaare hat TKO auch für freie Ressourcen bei den Standesbeamtinnen und Standesbeamten gesorgt. Der Online-Traukalender stellt in der täglichen Arbeit eine enorme Erleichterung dar und läuft absolut Störungsfrei. Änderungswünsche bei den hinterlegten Regeln werden schnell und unkompliziert eingearbeitet. Das Standesamt Langenfeld (Rhld.) kann den Traukalender sehr empfehlen."

Jochen Buff - Referatsleitung
Stadt Langenfeld

"Die Standesämter der Stadt Stuttgart halten derzeit 27 Wunschtrauorte zur Online-Buchung in TKO bereit. Bis Ende 2022 werden voraussichtlich weitere 15 Wunschtrauorte hinzukommen. Hinsichtlich der Verwaltung dieser zahlreichen Wunschtrauorte über TKO hat uns die Firma it-x bestens beraten. Durch die Vorschaltung zahlreicher Filter, die zur Prüfung der persönlichen Voraussetzungen der Paare erfasst werden, ist gewährleistet, dass gebuchte Termine unproblematisch eingehalten werden können. Zudem erfahren wir durch den optimierten Bürgerservice im Bereich der Online-Buchung von Trauterminen an einem unserer zahlreichen Wunschtrauorte in unserem innerdienstlichen Bereich eine starke Entlastung hinsichtlich des Telefon- und E-Mail-Verkehrs. Durch die automatisierten E-Mails an die Paare bezüglich deren Trautermin und Anmeldung der Eheschließung fällt unsere eigene Überwachung zum Großteil weg. Ein hervorragender Bürgerservice und eine große Entlastung für uns! Wir möchten TKO keinesfalls mehr missen!

Verena Rathgeb-Stein - Amtsleiterin
Stadt Stuttgart

"Sehr viele Termine in verschiedenen Lebensbereichen kann man bereits online reservieren, warum nicht auch den Hochzeitstermin?

Die Antwort auf diese Frage fiel dem Standesamt Braunschweig leicht und am Nikolaustag 2022 wurde TKO eingeführt.

Die Paare können nunmehr abends oder am Wochenende ihren gewünschten Hochzeitstermin reservieren und müssen nicht mehr beim Standesamt anrufen – Bürgerservice im wahrsten Sinne des Wortes!

Die Rückmeldungen von den Paaren sind sehr positiv, auch intern haben sich einige Abläufe verbessert und die Einführung hat reibungslos funktioniert."

Ursel Koch - Abteilungsleiterin
Stadt Braunschweig

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